Organizar eventos corporativos transcende a mera reserva de espaço e a oferta de algumas apresentações. Estamos aprimorando nossas habilidades na criação de eventos com a novíssima empresa As Donas da P***** Toda, e decidimos elaborar um guia para auxiliar aqueles que planejam realizar um evento corporativo. O evento não se resume apenas à venda de ingressos; é uma oportunidade única para promover o seu negócio.
Refletimos sobre por que não adotamos essa abordagem mais vezes nos 12 anos de Butiá Digital. Durante esse período, realizamos dois eventos de médio porte, que foram extremamente bem-sucedidos para nós. No entanto, naquela época, não possuíamos o conhecimento que temos hoje. E com certeza vamos voltar a fazer eventos na Butiá Digital também.
Espero poder auxiliar você, especialmente se tem um negócio pequeno e está pensando em começar com eventos mais modestos. No entanto, é importante ressaltar que isso demanda investimento de tempo e dinheiro.
Entendendo os Objetivos:
Antes de iniciar o planejamento, compreenda os objetivos do evento. Perguntas como “Qual é a mensagem-chave que queremos transmitir?” e “Quais resultados esperamos alcançar?” são cruciais para orientar todo o processo.
Definição do Público-Alvo:
Identifique claramente quem são os participantes. Compreender o público-alvo ajuda na escolha do formato do evento, no tom das comunicações e nas atividades a serem incluídas.
Escolha do Tema e Formato:
O tema do evento deve refletir a cultura da empresa e os objetivos específicos do encontro. Considere formatos interativos, como workshops, painéis de discussão, networking e atividades de equipe, para manter os participantes envolvidos.
Seleção de Local:
Escolha um local que não apenas acomode o número esperado de participantes, mas também contribua para a atmosfera desejada. Locais inspiradores podem adicionar um toque especial ao evento.
Palestrantes e Facilitadores:
Invista na escolha de palestrantes e facilitadores que não apenas possuam conhecimento relevante, mas também saibam envolver e inspirar o público. Personalidades cativantes contribuem significativamente para o sucesso do evento.
Gestão de Registros e Check-in:
Facilite o processo de registro e check-in para garantir uma entrada suave. Sistemas online simplificam esse processo, permitindo que os participantes se concentrem no conteúdo do evento.
Tecnologia e Inovação:
Incorpore tecnologias inovadoras para melhorar a experiência dos participantes. Desde aplicativos de eventos até realidade virtual, explore opções que aumentem o engajamento e a interatividade.
Branding do Evento:
Mantenha uma identidade visual consistente que reflita a marca da empresa. Logotipos, cores e materiais promocionais devem criar uma atmosfera coesa e profissional.
Networking Estratégico:
Facilite oportunidades de networking entre os participantes. Sessões dedicadas, áreas de lounge e atividades interativas promovem a criação de conexões valiosas.
Avaliação e Feedback:
Implemente mecanismos para coletar feedback durante e após o evento. Avaliações ajudam a entender o que funcionou bem e o que pode ser aprimorado para futuros eventos.
Cerimonial e Protocolo:
Desenvolva um protocolo cerimonial que guie a condução do evento. Isso inclui a ordem das apresentações, introduções formais, agradecimentos e momentos especiais. Um cerimonial bem elaborado mantém o evento organizado e impressionante.
Mestre de Cerimônias (MC):
Contrate um MC carismático e conhecedor da cultura corporativa. O MC desempenha um papel vital na transição suave entre segmentos, mantendo a energia e a atenção do público.
Abertura Impactante:
Dê uma abertura impressionante ao evento. Isso pode incluir discursos de boas-vindas, vídeos motivacionais ou apresentações que definam o tom para o restante do dia.
Entrega de Prêmios e Reconhecimentos:
Integre momentos de reconhecimento e entrega de prêmios. Isso não apenas destaca as realizações da empresa, mas também acrescenta um elemento emocional ao evento.
Ritmo do Evento:
Equilibre o ritmo do evento para manter a atenção. Intercalar sessões informativas com atividades interativas, intervalos e entretenimento garante uma experiência envolvente.
Encerramento:
Não subestime a importância do encerramento. Termine o evento com uma mensagem poderosa, agradecimentos finais e, se possível, um resumo visual das principais realizações do dia.
Recepção e Acomodações:
Assegure-se de que os convidados se sintam bem-vindos desde o início. Uma recepção calorosa e acomodações confortáveis contribuem significativamente para uma experiência positiva.
Rigor no Cronograma:
Respeite o tempo dos participantes. Cumpra rigorosamente o cronograma para evitar atrasos, garantindo que todas as partes do evento fluam de maneira eficiente.
Protocolo de Q&A:
Facilite sessões de perguntas e respostas estruturadas. Isso permite que os participantes interajam diretamente com os palestrantes e facilitadores, promovendo uma experiência mais participativa.
Comunicados Importantes:
Use o cerimonial para transmitir comunicados importantes. Seja sobre mudanças no programa, informações logísticas ou lembretes, o cerimonial é uma plataforma eficaz para manter todos informados.
Pós-Evento:
Não encerre o evento abruptamente. Envie agradecimentos, compartilhe materiais e promova conteúdo pós-evento. Manter o envolvimento após o evento solidifica a experiência positiva.
Você já parou para pensar na quantidade de esforço e planejamento que envolvem a realização de um evento? Quando estamos presentes, muitas vezes só percebemos uma pequena parcela, talvez até menos de 10%, do que realmente acontece nos bastidores. Nosso objetivo é proporcionar um evento de sucesso, e esperamos sinceramente ter contribuído para que isso se concretizasse. Aproveite essa oportunidade não apenas para desfrutar do momento, mas também para atrair novos clientes e estabelecer conexões valiosas.